【小技】不要な受信メールの数を減らす

2015/08/23

みなさんはいくつのポイントサイトに登録していますか？
1つだけという方は少数派で、恐らく、ほとんどの方が複数のサイトに登録しているのではないでしょうか。

複数のサイトに登録すると、必然的に増加するのが受信メールの数です。
掲載URLのクリックでポイントを獲得できるメールのように、ポイント獲得に繋がるメールがある一方、ポイントとは無関係なメールもたくさんあり、日々、決して少なくはない時間をメールチェックに費やしていることと思います。
「ポイントタウン」のように、メール配信をストップしてもサイト上の受信箱で確認できるサイトもありますが、そういうサイトはごく一部で、メール受信が会員登録の必須条件であるサイトも多くあります。

この記事では、必ずしも目を通す必要のないメールを受信箱から自動的に省き、メールチェックを効率化する方法について解説します。

なお、記事の内容としては、フィルターの活用によるフォルダへの自動振り分けとなります。
主に、フィルターの存在をご存じでない初心者の方に向けた内容となりますので、すでにフィルターを利用しているという方には、ご覧いただいても得るものは多くないかと思われますので、予めお断りしておきます。

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WEBメールやメールソフトには「フィルター」という機能があります。
フィルター機能を利用すると、事前に設定した条件に沿って、受信メールを自動的に指定したフォルダへ振り分けることができます。

私自身を例にすると、
1. タイトルだけ確認して内容は読まずに削除するメールは、受信箱とは別のフォルダへ
2. タイトルの確認も不要なメールはダイレクトにゴミ箱へ
3. それ以外は通常通り受信箱へ
と、大まかに3種類に分類しています。

何故、1.が必要なのかというと、メールのタイトルに共通性が乏しく、フィルターの条件を設定しづらいサイトがあるからです。
下手に幅広くカバーできるような条件を設定すると、重要なお知らせまで受信と同時にゴミ箱へ直行してしまう可能性があります。

では、フィルターを利用した結果、利用前と比較してどれ程の違いが生まれるかというと、コチラも私自身を例にすると、登録サイト数は多い方だとは思いますが、上記の3分類の1.と2.を合計した数＝未読のままゴミ箱へ移動するメールは、1週間に数百通にも上ります。
1週間に数百通もの不要メールを、手を煩わせることなく、自動的に受信箱から省くことができるわけです。

私自身はYahoo!メールを使用しているため、具体的な手順はYahoo!メールを例に解説しますが、他のWEBメールやメールソフトにも同様の機能はあると思いますので、参考にしてみて下さい。

以下、Yahoo!メールでフィルターを設定する手順です。
画像はクリックすると拡大します。

Yahoo!メールの右上にある「設定・その他」をクリックして、開いたメニューから「メールの設定」を選択します。

左サイドメニューにある「フィルターと受信通知」をクリックするとフィルターの設定画面が開くので、「追加」ボタンをクリックしてフィルターの新規作成画面を開いて下さい。

フィルター名...何でもOKです。自分にわかりやすい名前をつけて下さい。
From...メールの送信元を条件に加えます。
To/Cc...メールの送信先を条件に加えます。
件名...メールのタイトルを条件に加えます。
本文...メール本文を条件に加えます。
移動先フォルダー...メールを自動的に振り分けるフォルダを指定します。必要に応じて新たにフォルダを作成して下さい。

From / To/Cc / 件名 / 本文は、全ての項目を埋める必要はありません。
例えば、特定のメールアドレスから受信する全てのメールを対象にしたい時はFromのみ指定、特定のメールアドレスから受信するメールのうち特定のキーワードを件名に含むメールだけを対象にしたい時はFromと件名を指定、といった具合です。
条件には、特定の文字列を含む / を含まない / で始まる / で終わるの4種類を指定することが可能で、また、アルファベットの大文字と小文字を区別するかどうかも選択できますので、必要なメールまで自動的に振り分けられてしまわないように、うまく設定しましょう。

最後に、画面右上の「保存」ボタンをクリックすれば完了です。

なお、注意事項として、Yahoo!メールで複数のフィルターが設定した場合、通し番号の小さいフィルターが優先されるという性質があります。
具体例として見てみましょう。

mail@bee-dash.comから受信するメールは基本的に目を通さず削除するのでゴミ箱へ振り分け、ただし、件名に「アンケート」を含むメールについては、ゴミ箱ではなく新たに作成したフォルダ「アンケート」へ移動させたい。

上記の目的のために、次のような2つのフィルターを作成したとします。

A. From：mail@bee-dash.comを含む / 移動先：ゴミ箱
B. From：mail@bee-dash.comを含む / 件名：アンケートを含む / 移動先：アンケート

フィルターAが通し番号1、同じくBが通し番号2だった場合、優先されるのはフィルターAですから、件名に「アンケート」を含むメールは「アンケート」フォルダへ振り分けられることなく、mail@bee-dash.comから受信したメールは全てゴミ箱へ振り分けられてしまいます。
逆に、フィルターAが通し番号2で、同じくBが通し番号1だった場合は、フィルターBが優先されるため、mail@bee-dash.comから受信したメールのうち、件名に「アンケート」を含むメールを「アンケート」フォルダへ振り分けた上で、残りは全てゴミ箱へ振り分けられることになります。

通し番号の入れ替えは、「削除」ボタンの右にある上下の三角ボタンで行います。

日々の煩わしいメールチェック作業も、随分と軽減されるのではないでしょうか。
是非ご活用下さい。